春节前写放假通知给客户 4W1H

Why — 为什么要发送这个通知给客户

如果你能在假期及时回复客户，第一时间跟进的话，可以考虑不发。如果不能，那最好写一下，因为写放假通知对于跟进好处多多。为啥捏？

① 给客户感觉你很礼貌，也很尊重他/她，也便于以后更好的维护客户关系（脑补一下客户由于休假没回复你邮件时，你那望眼欲穿的心情。）
② 提前预告，客户心里有个数，可以提前做计划。
③ 可以确保跟进环节不中断，不至于年后回来眉毛胡子一把抓，跟进衔接不上，乱了分寸。


Who — 发给谁

有合作的客户，也就是跟我们打过交道的，一定要发。意向客户，也可以根据情况选择性发送。


What — 写哪些内容

一般是来讲，我们只需要告知客户公司放假的时间安排即可。当然，要根据实际情况，这里特别要注意的是：
① 在放假前告知正在跟进的客户现在的进度，让客户有个心理准备。
② 告诉客户应急的联系方式，要是假期有突发情况，可以联系到你。
③ 事先准备或备份好一些跟进的资料，假期或许可以派上用场，不要因为过节而错失了大客户。

要是跟进的单子涉及刚第三方的，比如工厂生产方、海关、运输等方面的，最好跟进实况而说明一下。比如工厂方是什么时候开工生产，因为客户催什么的话，也可以知道啥时候陆续生产。
 
当然，邮件的内容也可以适当丰富。小编之前收到别人以日历形式发过来的放假安排，时间等信息一目了然。个人觉得很不错，也感受到发件人的用心。所谓的服务，不正也体现在这些细节上么？


How — 以何种方式来告知客户

① 社交软件告知
很多外贸小伙伴应该都是加了老客户社交好友的，像What’s app，Skype，LinkedIn，Facebook 等等，对于此类客户，社交软件首要考虑：及时灵活，而且如果假期有变动，随时可以保持联系。
② 致电告知
这个比较贵，而且不利于后续跟进。
③ 邮件告知
以邮件的方式告知客户最常用，这里有两种方式：
 不特别通知，而是提前一两个星期把放假时间写在邮件签名上；这种的好处是你可以多次在回复的邮件签名上告知客户，让客户时刻注意你的假期信息而提前做好计划，不足是此方式不是很正式。
在假期前直接发邮件告知客户，这种最常见，内容可以有针对性而且丰富化，也比较正式，客户也觉得自己受尊重，用户体验当然就比较高。
这里要注意的是提前设置好邮件自动回复或转发什么的，这个好处是假期客户发邮件给你，能够自动回复及时提醒客户。
④ 网站告知
在公司网站或者平台上发布放假信息，新老客户第一时间就能了解具体信息。

具体方式因人而异。


When — 什么时候发比较好

一般是在放假前几天发比较好，在跟进的客户可以先确认一下跟进的进度，然后商量一下长假的工作安排。对于那些没有在跟进的一般客户，提前一两天发就可以了。

来源：福步外贸论坛

关注“环球资源外贸”官方微信，获取更多实时出口资讯。